Politique de confidentialité

Regent est un assistant d'intelligence artificielle pour les professionnels de l'immobilier. Il se connecte à votre boîte courriel, à votre calendrier, à votre CRM et à une ligne téléphonique d'affaires dédiée, et transforme ce qui y arrive en bilan quotidien, en liste de clients classée, en tâches et en brouillons de réponse.

La présente politique explique quels renseignements Regent recueille, pourquoi, avec qui nous les communiquons, combien de temps nous les conservons et ce que vous pouvez nous demander d'en faire. Elle s'applique à l'application mobile Regent, au site Web de Regent à l'adresse regentapp.ca et au service Regent à l'adresse api.regentapp.ca.

Pour nous joindre : support@regentapp.ca

01 — Deux types de personnes visées par la présente politique

Regent traite des renseignements sur deux groupes distincts, et vos droits varient selon le groupe auquel vous appartenez.

Si vous êtes abonné à Regent — un courtier immobilier ou une agence immobilière qui utilise l'application —, nous sommes responsables de vos renseignements personnels, et la présente politique les régit directement.

Si vous êtes en relation avec un abonné — un prospect, un client, un courtier collaborateur, un vendeur ou toute personne qui écrit, envoie un message ou téléphone à un abonné —, vos renseignements parviennent à Regent parce que cet abonné a connecté ses propres comptes à notre service. Dans ce cas, c'est l'abonné qui décide de ce qui est recueilli et pourquoi, et nous traitons ces renseignements pour son compte et selon ses instructions, à titre de fournisseur de services. Si vous souhaitez faire corriger ou supprimer vos renseignements, communiquez avec le courtier ou l'agence avec qui vous faisiez affaire. Vous pouvez aussi écrire à support@regentapp.ca : nous transmettrons votre demande à l'abonné et l'aiderons à y donner suite.

Les abonnés sont responsables de disposer d'un fondement légal pour verser les renseignements de leurs contacts dans Regent, et d'informer ces contacts de l'usage qui en est fait, comme l'exige la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

02 — Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements sur le compte

• Nom, adresse courriel et numéro de téléphone, si vous le fournissez
• Nom de l'agence ou de l'entreprise de courtage et emplacement général, si vous les fournissez
• Votre mot de passe, conservé uniquement sous forme de hachage bcrypt et jamais sous forme lisible — ou votre identifiant de connexion Google ou Microsoft si vous vous connectez de cette façon
• Les codes de connexion à usage unique envoyés à votre adresse courriel et les jetons de réinitialisation du mot de passe, tous deux conservés uniquement sous forme de hachage irréversible
• Rôle du compte, date de début de l'essai, horodatage de la dernière activité
• Vos préférences : fuseau horaire, langue, thème, paramètres de notification, paramètres de synchronisation des courriels, paramètres vocaux
• Votre jeton de notifications poussées mobiles

2.2 Courriel

Vous connectez Gmail, Outlook ou Exchange par l'intermédiaire de notre fournisseur de connectivité, Unipile, au moyen de l'écran de connexion hébergé par ce fournisseur.

• Nous ne détenons ni le mot de passe de votre boîte courriel ni vos jetons OAuth. C'est Unipile qui détient l'identifiant. Regent ne conserve qu'une référence de compte, l'adresse de votre boîte courriel, le nom du fournisseur et l'état de la synchronisation.
• Nous ne conservons le texte d'un courriel que pendant son traitement. Lorsqu'un courriel arrive dans votre boîte ou que vous en envoyez un, notre fournisseur nous le transmet pour qu'il soit analysé. Son texte est supprimé dès la fin du traitement, et une copie de travail temporaire utilisée pour l'analyse expire dans les 24 heures. Si le traitement échoue, le texte est conservé jusqu'à 30 jours afin de pouvoir réessayer, puis il est supprimé. Lorsque vous ouvrez un courriel dans Regent, il est récupéré en direct auprès de votre fournisseur et n'est pas conservé par la suite.
• Ce que nous conservons pour chaque message analysé, ce sont des données dérivées : le nom et l'adresse de l'expéditeur, les identifiants du fil et du message, l'heure de réception, un court résumé rédigé par l'IA, une catégorie (urgent, transaction en cours, nouveau prospect, administratif, autre), un score de priorité, la nécessité ou non d'une réponse, les échéances mentionnées, une action suggérée, ainsi que l'état de lecture, de marquage et de réponse.
• Avant qu'un courriel soit transmis à un modèle d'IA, il est épuré : le balisage HTML, les images, les pixels de suivi, les cibles des hyperliens, les fils de réponses cités et les pieds de page marketing sont retirés.
• Profil de style d'écriture. Pour que les brouillons vous ressemblent, Regent lit jusqu'à 100 de vos messages envoyés et en dégage un profil de style — formules d'appel habituelles, formules de salutation, longueur des phrases, ton selon le type de destinataire, et un petit nombre d'exemples de phrases citées textuellement. Les courriels sources ne sont pas conservés; le profil, oui.
• Brouillons et réponses. Les brouillons générés par l'IA, vos modifications et les réponses que vous envoyez au moyen de Regent sont conservés pour que vous puissiez revoir ce qui a été envoyé.
• Suivi de la livraison. Pour les messages envoyés au moyen de Regent, notre fournisseur signale les échecs de livraison et, lorsque c'est possible, si le destinataire a ouvert le message. Les destinataires de courriels envoyés au moyen de Regent doivent savoir que les ouvertures peuvent être consignées.

2.3 Calendrier

• Le calendrier Google ou Outlook, connecté par l'intermédiaire d'Unipile en même temps que votre courriel; ou le calendrier Apple, auquel cas le mot de passe propre à l'application que vous fournissez est conservé chiffré avec AES-256-GCM.
• Le titre, la description, le lieu, l'heure de début et de fin, l'indicateur « toute la journée », l'état, les participants, la récurrence et la couleur des événements.

2.4 Contacts, clients et renseignements sur les prospects

Constitués à partir de vos courriels, de vos appels et de votre CRM :

• Fiche de contact : prénom et nom, une ou plusieurs adresses courriel, un ou plusieurs numéros de téléphone, entreprise, type de contact (prospect, client, courtier, vendeur), statut, langue parlée préférée, vos notes, date de la dernière interaction
• Dossier client : un résumé de la relation rédigé par l'IA, ainsi que des notes structurées sur les préférences exprimées par le contact, ses habitudes de comportement et sa position de négociation, extraites de votre correspondance avec lui
• Journal des interactions : un registre multicanal indiquant qui a communiqué avec qui, par quel canal, dans quel sens et à quel moment
• Signaux : qui doit une réponse à qui, nombre de jours depuis le dernier contact, si un fil est ouvert
• Score de prospect : un score numérique, une catégorie (chaud, tiède, en refroidissement, dormant), les raisons qui le justifient et les valeurs ayant servi à le calculer
• Suggestions de suivi : la liste quotidienne des personnes à contacter, et si vous avez donné suite à chacune, l'avez écartée ou reportée
• Tâches : titre, action à faire, date d'échéance, état de report et un court extrait de contexte tiré du message ou de l'appel d'origine

2.5 Follow Up Boss (connexion CRM facultative)

Si vous connectez Follow Up Boss :

• Les jetons d'accès et d'actualisation OAuth, conservés chiffrés avec AES-256-GCM
• L'identifiant de votre compte Follow Up Boss, ainsi que le nom et l'adresse courriel de la personne qui a autorisé la connexion
• Une copie miroir en lecture seule de vos données CRM : contacts, transactions, pipelines, étapes, notes, appels, rendez-vous, messages texte et événements d'activité des prospects, y compris les fiches brutes telles que retournées par Follow Up Boss
• Écriture dans le CRM. Lorsqu'elle est activée — vous pouvez la désactiver en tout temps à l'écran CRM —, Regent consigne deux éléments dans votre compte Follow Up Boss : les appels entrants traités par la réceptionniste et les nouveaux prospects arrivés par courriel, chacun sous forme d'événement dans l'historique, accompagné d'une courte note. Regent ne modifie jamais les étapes, les étiquettes, les attributions ni les messages dans votre CRM.

2.6 Réceptionniste IA (votre ligne téléphonique d'affaires)

Lorsque vous activez la réceptionniste IA, nous attribuons un numéro de téléphone dédié par l'intermédiaire de Twilio, auquel répond un agent vocal fonctionnant sur ElevenLabs.

• L'audio des appels n'est pas enregistré. La sauvegarde audio est désactivée pour chaque agent de réception. Il n'existe aucun enregistrement de la conversation pouvant être réécouté, ni chez Regent ni ailleurs.
• Une transcription textuelle est conservée, ainsi que le numéro de l'appelant et le numéro appelé, l'heure de début et de fin, la durée et l'issue de l'appel.
• Données d'accueil structurées recueillies par l'agent pendant l'appel : nom de l'appelant, type d'appelant, ce qu'il souhaite, propriété d'intérêt, budget (seulement si l'appelant le mentionne de lui-même), échéancier, date limite, numéro de rappel et notes libres.
• Un résumé d'appel rédigé par l'IA : un titre et un résumé, ce que l'appelant a demandé, les détails sur la propriété et l'échéancier, ses questions, les engagements pris, les objections, le sentiment exprimé et le suivi à faire. Certaines parties du résumé peuvent citer les propres mots de l'appelant.
• Renseignements de filtrage : si un appel a été bloqué ou jugé indésirable, et une brève raison qui vous est indiquée dans le journal des appels.
• Votre liste de blocage : les numéros que vous avez bloqués, avec votre note facultative.
• Contexte fourni à l'agent au moment de décrocher. Si le numéro entrant correspond à l'un de vos contacts, l'agent reçoit le nom de cette personne, son entreprise, sa langue préférée et la date de votre dernier échange avec elle, afin de pouvoir l'accueillir convenablement. Aucun autre élément de sa fiche n'est communiqué à l'agent.
• Messagerie vocale. Lorsque la réceptionniste est désactivée et configurée pour prendre des messages, Twilio enregistre bel et bien le message vocal de l'appelant. Nous conservons la référence de l'enregistrement et sa durée; le fichier audio lui-même est détenu par Twilio.
• Ce que l'appelant entend. La réceptionniste répond en nommant votre bureau et en se présentant. Elle n'annonce pas qu'elle est une IA au début de chaque appel, mais elle répond honnêtement et immédiatement si un appelant le demande. Nous consignons la version du message d'accueil que chaque appelant a entendue.

Les appelants sont des personnes dont nous détenons des renseignements pour le compte d'un abonné — voir la section 1.

2.7 Assistant vocal intégré à l'application

Distinct de la réceptionniste, l'assistant intégré à l'application vous permet de parler à Regent.

• Votre voix est transmise en continu à ElevenLabs, qui la transcrit, mène la conversation au moyen d'un modèle que nous configurons et prononce les réponses de Regent. L'audio n'est pas sauvegardé, et ElevenLabs conserve le texte de la conversation pendant 30 jours.
• L'assistant fonctionne par l'intermédiaire de votre compte Regent : il lit les résumés de vos courriels, votre calendrier et vos tâches, et tout ce qu'il crée pour vous, comme une tâche ou un brouillon, est conservé comme tout autre élément.

2.8 Facturation

• Les paiements sont traités par Stripe. Regent ne voit et ne conserve jamais votre numéro de carte.
• Nous conservons vos identifiants de client et d'abonnement Stripe, l'état de votre forfait, les dates de la période de facturation, l'indicateur d'annulation et, le cas échéant, les délais de grâce liés à un paiement refusé.
• Utilisation de la réceptionniste : minutes de temps d'appel utilisées pendant la période, votre limite de dépenses et la ventilation des coûts par appel.

2.9 Notifications

Votre jeton de notifications poussées, ainsi que le contenu, la priorité, l'état de livraison et l'heure d'ouverture des notifications que nous vous envoyons.

2.10 Données techniques et opérationnelles

• Des journaux d'application avec identifiants de corrélation, à des fins de débogage
• Des rapports d'erreurs transmis à Sentry, configuré pour ne pas joindre de renseignements personnels par défaut
• Des fiches d'événements reçues d'Unipile et de Follow Up Boss, conservées pour qu'aucun événement ne soit perdu en cas de redémarrage d'un serveur. Pour les événements liés aux courriels et aux messages, le texte du message est retiré dès que l'événement est traité; un événement dont le traitement n'aboutit jamais perd son texte après 30 jours.
• Des fiches de tâches d'arrière-plan échouées, qui comprennent l'identifiant, l'objet et l'expéditeur de l'élément en échec et, pour un courriel ou un appel, un extrait de son contenu, afin de pouvoir réessayer. Elles sont supprimées après 30 jours.
• Des compteurs de limitation du débit associés à votre compte, ou à une adresse IP lorsque vous n'êtes pas connecté
• Journal d'audit administratif. Lorsqu'un membre du personnel de Regent effectue une action administrative, nous consignons qui l'a faite, de quoi il s'agissait, le point de terminaison, la requête et un résumé de la réponse, ainsi que l'adresse IP et l'agent utilisateur du navigateur de ce membre du personnel. Ce journal porte sur les actions du personnel, et non sur l'utilisation ordinaire de l'application.

Nous n'intégrons aucun traceur publicitaire dans le service Regent.

03 — Utilisation de vos renseignements

• Pour faire fonctionner les fonctionnalités que vous avez activées : synchroniser vos courriels et votre calendrier, préparer votre bilan quotidien, classer vos clients, créer des tâches, rédiger des brouillons de réponse, répondre à votre ligne téléphonique et consigner l'activité dans votre CRM
• Pour vous identifier et assurer la sécurité de votre compte, notamment au moyen des codes de connexion, des réinitialisations de mot de passe et de la révocation des sessions
• Pour vous envoyer les notifications que vous avez activées et des messages de service, comme des avis concernant l'essai et la facturation
• Pour encaisser les paiements, appliquer les droits liés à votre forfait et faire respecter votre limite de dépenses
• Pour détecter et bloquer les appels indésirables et les appelants abusifs
• Pour diagnostiquer les défaillances, relancer les tâches échouées et assurer la fiabilité du service
• Pour respecter nos obligations légales, fiscales et comptables

04 — Intelligence artificielle

Regent repose sur des modèles d'IA, et il est important que vous compreniez ce que cela signifie pour vos données.

Quels modèles. Google Gemini effectue l'analyse des courriels, l'extraction des dossiers, la création des tâches, la rédaction des brouillons et les résumés d'appels. Les deux agents vocaux — la réceptionniste et l'assistant intégré à l'application — fonctionnent sur ElevenLabs, au moyen d'un modèle que nous configurons. ElevenLabs convertit aussi la parole en texte et le texte en parole.

Ce qui est transmis. Seulement ce dont la fonctionnalité a besoin : le corps épuré d'un courriel, la transcription d'un appel, le contexte d'un contact ou votre demande orale. Le contenu des courriels est débarrassé du balisage, des images, des pixels de suivi, des cibles de liens et de l'historique cité avant de quitter nos serveurs.

Entraînement. Nous n'utilisons pas votre contenu pour entraîner nos propres modèles. Nous faisons appel à nos fournisseurs d'IA selon des conditions commerciales qui ne permettent pas que votre contenu serve à entraîner les leurs.

Limites de l'automatisation. Regent n'envoie pas de courriel en votre nom sans votre approbation : les brouillons sont mis en attente pour révision et c'est vous qui les envoyez. La réceptionniste peut prendre un message, répondre à des questions et transférer un appel, mais elle ne prend pas d'engagements qui vous lient. Les résultats de l'IA peuvent être erronés — les scores de prospects, les résumés et les comptes rendus d'appels sont des aides au jugement, et non des décisions.

05 — Avec qui nous communiquons les renseignements

Nous communiquons des renseignements aux fournisseurs de services ci-dessous, uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement de Regent. Chacun est tenu par contrat de les protéger.

Fournisseur	Ce qu'il prend en charge	Ce qu'il reçoit
Unipile	Connectivité de la boîte courriel et du calendrier	Détient vos identifiants auprès du fournisseur; relaie le contenu des messages et du calendrier
Google (Gemini)	Analyse par l'IA, rédaction et résumés	Texte de courriel épuré, transcriptions d'appels, contexte des contacts et demandes que vous faites à l'assistant
Google Workspace / Microsoft 365	Votre boîte courriel et votre calendrier	Accessibles en votre nom par l'intermédiaire d'Unipile
ElevenLabs	Agents vocaux de la réceptionniste et de l'assistant intégré	L'audio des appels et votre voix en temps réel (non sauvegardés), les transcriptions des conversations, le contexte de l'appelant
Twilio	Numéros de téléphone, acheminement des appels, messagerie vocale	Numéros de l'appelant et de l'appelé, détails des appels, enregistrements de messagerie vocale
Stripe	Paiements et abonnements	Votre nom, votre adresse courriel et vos renseignements de paiement, recueillis directement par Stripe
Resend	Courriels transactionnels, comme les codes de connexion et les avis de facturation	Votre adresse courriel et le contenu du message
Expo	Notifications poussées mobiles	Votre jeton de notifications et le contenu des notifications
Sentry	Surveillance des erreurs	Données techniques sur les erreurs, configurées pour exclure les renseignements personnels
Follow Up Boss	CRM, seulement si vous le connectez	Événements d'appels entrants et de nouveaux prospects consignés dans votre propre compte
Google Cloud	Serveurs, base de données et sauvegardes	Toutes les données conservées, au repos

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, pour faire respecter nos conditions, pour protéger la sécurité d'une personne ou dans le cadre d'une fusion ou d'une vente de l'entreprise — auquel cas nous vous en informerons avant que vos renseignements soient soumis à une politique différente.

06 — Où vos renseignements sont conservés

Les serveurs, la base de données et les sauvegardes de Regent sont situés à Toronto, au Canada, sur Google Cloud.

Plusieurs de nos fournisseurs exercent leurs activités à l'extérieur du Canada, notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne. Le cas échéant, vos renseignements sont traités à l'étranger et peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités de ces pays en vertu de leurs lois. Nous faisons appel à des fournisseurs qui offrent des protections contractuelles pour les transferts internationaux.

07 — Durée de conservation des renseignements

Données	Durée
Compte et profil	Pendant toute la durée de vie de votre compte
Texte des courriels	Seulement pendant son traitement : supprimé une fois le traitement terminé; la copie de travail dans les 24 heures; au plus 30 jours si le traitement échoue
Données dérivées des courriels, résumés, brouillons et tâches	Pendant toute la durée de vie de votre compte, à moins que vous ne les supprimiez
Contacts, dossiers, scores et historique des interactions	Pendant toute la durée de vie de votre compte
Transcriptions d'appels, résumés et journaux d'appels	Pendant toute la durée de vie de votre compte
Copie des données de conversation détenue par ElevenLabs	30 jours
Enregistrements de messagerie vocale	Détenus par Twilio selon ses paramètres de conservation
Données Follow Up Boss copiées en miroir	Jusqu'à la suppression de votre compte. La déconnexion de Follow Up Boss efface les jetons, mais conserve ce qui a déjà été synchronisé.
Dossiers de facturation	Selon les exigences des lois fiscales et comptables canadiennes, généralement sept ans
Journal d'audit administratif	Conservé à des fins de sécurité et de conformité
Copie brouillée de l'adresse courriel d'un compte supprimé	Conservée après la suppression, pour empêcher les essais gratuits répétés

Vous pouvez supprimer votre compte en tout temps dans l'application, sous Profile → Delete Account. La suppression est immédiate et irréversible. Elle annule votre abonnement, libère le numéro de votre réceptionniste IA, déconnecte votre boîte courriel, votre calendrier et Follow Up Boss, et supprime les données liées à votre compte — données dérivées des courriels, contacts, dossiers, tâches, appels, copie miroir du CRM, notifications et liens de facturation.

Nous ne conservons que deux éléments après la suppression :

• Les dossiers de facturation. Les factures et les registres de paiement demeurent chez Stripe, comme l'exigent les lois fiscales et comptables.
• Une copie brouillée de votre adresse courriel. Il s'agit d'un hachage irréversible à clé qui ne peut pas être reconverti en votre adresse et qui ne contient aucun autre renseignement vous concernant. Nous la conservons uniquement pour empêcher que la même adresse commence un deuxième essai gratuit. Si vous vous inscrivez de nouveau avec cette adresse, votre nouveau compte commence sans essai gratuit.

Les données supprimées peuvent demeurer dans les sauvegardes de notre base de données jusqu'à 30 jours, soit jusqu'à l'expiration de ces sauvegardes.

08 — Vos choix

• Déconnecter une intégration. Vous pouvez déconnecter votre boîte courriel, votre calendrier ou Follow Up Boss en tout temps dans l'application. La déconnexion d'une boîte courriel supprime aussi l'identifiant conservé chez Unipile.
• Désactiver l'écriture dans le CRM. Un seul interrupteur, à l'écran CRM.
• Désactiver la réceptionniste. Les appels sont alors renvoyés à votre cellulaire ou à votre messagerie vocale — les appelants ne tombent jamais dans le vide. Vous pouvez aussi fixer une limite de dépenses, ou nous demander de libérer complètement le numéro.
• Bloquer un appelant. Gérez votre liste de blocage dans l'application.
• Mettre les notifications en sourdine. Par tâche, ou pour l'ensemble dans vos préférences.
• Supprimer des éléments précis. Les tâches et les notifications peuvent être supprimées dans l'application. Pour toute autre chose, écrivez à support@regentapp.ca.
• Supprimer votre compte. Dans l'application, sous Profile → Delete Account.

09 — Vos droits

En vertu des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels (la LPRPDE et, lorsqu'elle s'applique, la Loi 25 du Québec), et en vertu du RGPD si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen ou au Royaume-Uni, vous avez le droit :

• d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• de les faire rectifier s'ils sont inexacts ou incomplets;
• de les faire supprimer, sous réserve de ce que la loi nous oblige à conserver;
• de retirer votre consentement à une fonctionnalité, en la déconnectant ou en fermant votre compte;
• de recevoir une copie des renseignements que vous nous avez fournis, dans un format portable;
• de vous opposer à certains traitements ou d'en demander la limitation;
• de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle — au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à priv.gc.ca; au Québec, la Commission d'accès à l'information; ou votre autorité locale dans l'EEE ou au Royaume-Uni.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à support@regentapp.ca à partir de l'adresse associée à votre compte. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi supprimer vous-même votre compte dans l'application, sous Profile → Delete Account.

10 — Sécurité

• Mots de passe conservés sous forme de hachage bcrypt et sessions de connexion révocables sur demande
• Identifiants sensibles — jetons Follow Up Boss, mots de passe d'application du calendrier Apple — chiffrés au repos avec AES-256-GCM
• Identifiants des boîtes courriel jamais détenus par nous
• Tout le trafic transite par HTTPS
• Chaque événement entrant provenant de Twilio, d'ElevenLabs, de Stripe, de Follow Up Boss et d'Unipile est authentifié avant d'être traité — par signature cryptographique ou, pour Unipile, par un secret partagé
• Chaque requête à la base de données est limitée à votre compte, de sorte que les données d'un client ne peuvent pas être retournées à un autre
• L'accès du personnel aux données de production est restreint selon le rôle et consigné dans un journal d'audit
• Le signalement des erreurs est configuré pour exclure les renseignements personnels

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une atteinte touche vos renseignements et présente un risque réel de préjudice grave, nous vous en aviserons, ainsi que l'autorité de contrôle compétente, comme l'exige la loi.

11 — Enfants

Regent est un outil professionnel qui ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants. Si vous croyez qu'un enfant nous a fourni des renseignements, écrivez à support@regentapp.ca et nous les supprimerons.

12 — Modifications de la présente politique

Nous publierons toute modification sur cette page et mettrons à jour la date indiquée en haut. Si une modification touche de façon importante la manière dont nous traitons vos renseignements, nous vous en informerons dans l'application ou par courriel avant son entrée en vigueur.

13 — Nous joindre

Courriel : support@regentapp.ca

← Retour à l'accueil